Instalando de cero la oficina de mi start up | 5 puntos clave a tener en cuenta

29/11/2013 | Actualidad

Si tenes tu start up y estás instalándote tenés lo principal: empuje. Pero al resto hay que ayudarlo también. Hay algunos temas a considerar ya sea que uno se instale en una oficina grande o pequeña, en un galpón o en un garage y tienen que ver con la percepción de quienes la visitan y la experiencia que se lleven de nosotros. Y es válido aunque no se crea, también para muchos para quienes la oficina es algo “automático” que se ha ido resuelto sin mucho pienso y que llegado un momento de crecimiento requiere una evaluacion mas exigente y una refuncionalizacion más adecuada a nuevas demandas externas, internas, esteticas, de tecnologias, etc
Y como dicen…no hay 2a oportunidad para una 1a impresión.
A) ESPACIO
No siempre “Más es más” . Hoy por hoy los espacios se han flexibilizado,  optimizado y refuncionalizado. Dados los altos costos, hay que asegurarse de no pagar más de lo que realmente se necesite con lo que hay que evaluar realmente el espacio necesario en base a un análisis de funciones presentes y de proyecciones futuras.
En base a eso se definirá el inmueble a alquilar o comprar. Y la envolvente dentro de la cual se trabajará.
B) IDENTIDAD FISICA
Es importante cualquiera sea el negocio, producto o servcio, tener una imágen, logo, identidad corporativa que  contemple  los valores de la marca y lo que representa y su coherencia en la comunicación virtual, impresa, packing , facturas,etc
Y es importante que el foco de atención este en la entrada, generar el wow en el acceso. Por menos plata que se tenga, podemos tener estos elementos: una pared frontal, un logo impreso en vinilo, una pared pintada de color contrastante y un foco de haz concentrado dándole de punta : éso dice algo claramente: no es un almanaque de otra empresa ni un poster de un museo xx, ni un cuadro de la casa del balneario que sobro, ni un un dibujo de Paez Vilaró recortado de una revista, ni las fotos de la familia. Es el nombre de la empresa con la cual vengo a tratar.
Y de ser posible que el resto de los muros esten prolijos, pintados con una paleta estudiada por alguien que entienda del tema, que haya una coherencia y prolijidad, el rigor en estos temas rinde.
Si ese logo tiene algun diseño artistico y delante un mostrador con cierto cuidado estético, doble puntaje. 
A veces se trata de darle personalidad con alguna pieza especial: algo de un remate , alguna pieza de arte, algo relacionado al negocio, pero ante la duda, prima el menos es más.

C) Iluminación /conectividad gral
El acondicionamiento eléctrico es clave en las oficinas actuales: el chequeo de las instalaciones existentes, las protecciones en los tableros y las previsiones de lo que se va a instalar son importantes para la no interrupcion de los servicios una vez comenzado a operar.
Hoy por hoy es importante saber bien como se va a trabajar, si con puestos moviles o fijos, si con laptops, o pcs fijas, si con video conferencias, chats, etc, si se requerira privados o no, temas de aislaciones acusticas, materiales, absorciones, etc
Es importante definir la ubicacion de cada empleado y las tomas que precisara más la prevision de los eventuales puestos futuros. la eléctrica es un rubro relativamente caro por puesta: el poner algo aquí y otro acullá usualmente lleva al desorden, ineficiencia, caos de cables e inoperatividad, ademas de gastos dobles por instalaciones modificadas.
En cuanto a la iluminación es importante asegurar la correcta iluminación de todos los puestos de trabajo en forma gral y particular. Está bueno tener un sistema unificado que contemple la eficiencia energética al tiempo que la optimizacion de los haces sobre las superficies.

 D) Flexibilidad de los puestos de trabajo

Si bien la tendencia es hacia los espacios integrados hay situaciones que requieren privacidad y deben compatibilizarse estas funciones con habilidad generando ambientaciones y transiciones amables, o al menos que sean coherentes con la forma de trabajo de la empresa y las funciones de cada empleado las cuales deberian estudiarse y plantillarse antes de salir a comprar el equipamiento. Eso garantizará que la inversión que se haga se amortice con la maxima eficiencia que se pueda demandar de cada empleado ya que cada puesto de trabajo estará diseñado para su función.
Normalmente hay que hacer un diagrama y ver “Pedro trabaja con manuel, gerardo y Andrea, que a su vez, trabaja en equipo con Carlos y debe controlar a Luis, comparte impresora con Jimena. Fulano, mengano deben tener interlocucion pero mengano no es necesario. Fulano debe tener luz natural pero el otro no. Fulano debe tener un privado. Mengano debe estar cerca de la sala de reuniones y de la secretaria…y asi sucesivamente hasta armar el puzzle que puede tener de 2 a 200 o mas empleados. Si es start up sera mas parecido a 2. Con 200 seguramente ya no sea el caso.
Hay que tener en cuenta aunque sea uno solo la comodidad: si va a tener reuniones: de cuanta gente, si recibe gente, si expende productos, si emite controles, etc etc todo incide en el equipamiento.
E) El diablo está en los detalles
El orden general habla ..bien. En lineas generales recomiendo tener archivos bajos que no superen la linea del escritorio (de forma de liberar los muros para decoracion o muestras graficas del negocio) en la medida de lo posible, claro. Los archivos altos son para oficinas que tienen mucho espacio para albergarlos pero cuando los espacios y la sperspectivas son chicas no quiero ver un archivo quiero ver un cuadro o una impresion o gigantografia blanco y negro iluminada y por debajo ocultos, todos los archivos con puertas disimuladas.
_ Poner publicaciones ACTUALIZADAS del rubro que nos ocupe: (no la gaceta del barrio o la national geographic de cuando el muro de berlin aun existia), 
_ Un servicio de cafeteria bueno , refrescos idem, vajilla y bandejas lindas para servir (no plasticos, no de mala calidad) 
_ Flores frescas pueden agregar un detalle (artificiales evitarlas)
_ Aromatizadores de ambientes no invasivos, como los de los locales comerciales (prohibidos los sahumerios)
_ Música funcional en volumen adecuado y seleccionada según el target al que apuntemos con nuestro negocio.
Todo ésto hace a que uno no sólo venda el producto o el servicio sino la experiencia completa: Y si no, hagan la prueba: todas las marcas que hacen una diferencia en el mercado o que la gente fija en su memoria hacen un diferencial en la experiencia de compra, desde sus locales, sus servicios, etc, antes incluso de llegar al producto.
Esto es como cuando uno se viste (claro, hay gente que no combina bien) primero tenemos que vestirnos y sentirnos bien nosotros mismos para luego mostrarnos a los demas. Con las oficinas pasa algo parecido: es el lugar donde pasamos mucho tiempo de nuestra vida: está bueno que sea en un ambiente estimulante y motivador y que también haga una diferencia en el rendimiento de nuestros empleados. Y desde ya que lo sea en la percepción de nuestros clientes!
A veces un mobiliario de diseño clásico y una pared con un color con carácter hacen toda la diferencia!
Esta gente decidio invertir todo en las mejores sillas ergonomicas , los escritorios “from Scratch” de pallets y con toda la onda: ideal por ejemplo para despachantes de aduana, importadores, etc.
El poder de la gráfica bien aplicada es un recurso de poca inversión y mucho impacto
Archivos bajos liberan los muros para exhibicion de material grafico de la empresa.
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